CHARTE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

  1. Objet et principes généraux

La société OVERCOME accorde une importance particulière à la protection des données à caractère personnel et s’engage à traiter ces données conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la législation française applicable.

La présente charte informe les personnes concernées des modalités selon lesquelles leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre des activités d’OVERCOME, notamment de ses activités de formation professionnelle.

OVERCOME veille notamment à ce que les données personnelles soient :

    • traitées de manière licite, loyale et transparente ;
    • collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes ;
    • adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire ;
    • exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
    • conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des obligations d’archivage applicables ;
    • protégées par des mesures techniques et organisationnelles adaptées.
  1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente charte est :

OVERCOME
SIRET : 347 453 771 000 52
Siège social : 13-15 rue des Sablons, 75116 Paris
Téléphone : 01 40 88 97 97
Courriel : congress@overcome.fr

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter : rgpd@overcome.fr.

3. Catégories de données collectées

Selon la nature de la relation avec OVERCOME et les services concernés, les données suivantes peuvent être collectées.

3.1. Données relatives aux clients, prospects et interlocuteurs professionnels

Ces données peuvent comprendre :

    • nom et prénom ;
    • fonction et entreprise ;
    • adresse électronique professionnelle ;
    • numéro de téléphone professionnel ;
    • adresse professionnelle ;
    • informations nécessaires à la gestion de la relation commerciale, contractuelle et administrative.

3.2. Données relatives aux stagiaires et bénéficiaires des formations

Dans le cadre de l’organisation et du suivi des formations professionnelles, OVERCOME peut traiter :

    • nom et prénom ;
    • employeur et fonction ;
    • coordonnées nécessaires à l’organisation de la formation ;
    • informations relatives à l’inscription et au suivi de la formation ;
    • données nécessaires à l’établissement des documents de suivi, des justificatifs de présence et des attestations de formation ;
    • informations relatives à l’évaluation et à la réalisation de la formation, lorsque cela est nécessaire.

Les données sont collectées directement auprès des personnes concernées ou, lorsque cela est nécessaire, auprès de leur employeur ou de l’entité commanditaire.

3.3. Données particulières nécessaires à l’organisation de certaines formations

Lorsque cela est strictement nécessaire, OVERCOME peut être amenée à traiter des informations relatives à des allergies alimentaires ou à des besoins d’adaptation liés à une situation de handicap.

Ces informations font l’objet d’une vigilance renforcée. Leur collecte est limitée à ce qui est nécessaire à l’organisation de la formation, à la sécurité des personnes ou à la mise en place des adaptations pertinentes.

Le traitement de ces données n’est réalisé que sous réserve de l’existence d’une condition de licéité applicable au titre de l’article 9 du RGPD et de garanties adaptées. Les accès sont limités aux seules personnes habilitées ayant besoin d’en connaître.

OVERCOME veille à ne pas collecter de données de santé détaillées lorsqu’une information plus limitée suffit à répondre au besoin identifié.

4. Finalités et bases juridiques des traitements

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

    • Gestion administrative, contractuelle et commerciale de la relation client : traitement des demandes, devis, contrats, commandes, facturation et suivi des prestations, sur le fondement de l’exécution de mesures précontractuelles, du contrat ou d’une obligation légale, selon le cas.
    • Organisation et réalisation des formations : gestion des inscriptions, convocations, échanges avec les participants, feuilles d’émargement, suivi de la participation, évaluations, attestations et justificatifs, sur le fondement du contrat, des obligations légales applicables ou d’un autre fondement approprié selon le traitement.
    • Respect des obligations légales et réglementaires : gestion des justificatifs, obligations comptables, contrôles et demandes des organismes compétents, sur le fondement des obligations légales applicables.
    • Gestion des demandes d’adaptation et des contraintes alimentaires : organisation pratique et sécurité de la formation, dans les limites nécessaires et sous réserve du fondement juridique applicable, notamment au regard de l’article 9 du RGPD lorsque des données de santé sont concernées.
    • Prospection commerciale et communication professionnelle : présentation des services, informations sur les formations, actualités et événements d’OVERCOME, dans le respect des règles applicables à la prospection et du droit d’opposition des personnes concernées.
    • Statistiques et amélioration des services : analyse de l’activité et amélioration des prestations, dans la mesure où les données utilisées sont pertinentes et où le traitement repose sur une base juridique appropriée.

Lorsqu’une donnée est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, ou imposée par la réglementation, son caractère obligatoire et les conséquences éventuelles de son absence sont indiqués au moment de sa collecte, lorsque cela est applicable.

  1. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles, dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître :

    • aux collaborateurs habilités d’OVERCOME chargés de la gestion commerciale, administrative et pédagogique des formations ;
    • aux prestataires et sous-traitants intervenant pour le compte d’OVERCOME, dans le cadre des prestations nécessaires à l’activité ;
    • aux employeurs, entreprises clientes ou entités commanditaires, lorsque la communication des données est nécessaire et justifiée ;
    • aux organismes financeurs, autorités administratives ou organismes de contrôle, lorsque la transmission est nécessaire au respect des obligations applicables ;
    • le cas échéant, aux conseils, auxiliaires de justice et organismes chargés du recouvrement, dans le cadre de leurs missions.
    • Les sous-traitants sont soumis aux obligations de protection des données applicables à leurs missions et doivent traiter les données conformément aux instructions d’OVERCOME et aux exigences du RGPD.
  1. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée adaptée à la finalité pour laquelle elles sont traitées, puis supprimées ou archivées lorsque leur conservation demeure nécessaire au respect d’une obligation légale ou à la défense de droits en justice.

Les durées ou critères de conservation sont définis par catégorie de données et par finalité, notamment pour :

    • les données relatives aux prospects et à la prospection commerciale ;
    • les données relatives aux clients et à la relation contractuelle ;
    • les dossiers des stagiaires et les justificatifs de réalisation des formations ;
    • les documents comptables et les pièces nécessaires en cas de contrôle ou de contentieux ;
    • les informations relatives aux allergies et aux besoins d’adaptation liés au handicap.

Les données de prospection relatives aux clients et aux prospects sont conservées selon des durées adaptées à leur situation, dans le respect des recommandations applicables de la CNIL.

Les données relatives aux allergies alimentaires et aux besoins d’adaptation sont supprimées dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la finalité ayant justifié leur collecte, sauf obligation légale particulière.

Les durées précises applicables à chaque catégorie sont déterminées dans les procédures internes de conservation d’OVERCOME.

  1. Sécurité et confidentialité

OVERCOME met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques afin de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données personnelles.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

    • la gestion des habilitations et la limitation des accès aux personnes autorisées ;
    • la sécurisation des locaux, outils informatiques et échanges de données ;
    • la sensibilisation des collaborateurs aux règles de confidentialité et de protection des données ;
    • l’encadrement des prestataires et sous-traitants ;
    • des mesures de sauvegarde et de gestion des incidents adaptées aux outils utilisés.

Ces mesures sont adaptées et réévaluées en fonction des risques et de l’évolution des traitements.

  1. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent, selon les conditions et limites prévues par le RGPD, des droits suivants :

    • droit d’accès aux données les concernant ;
    • droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
    • droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;
    • droit à la limitation du traitement ;
    • droit d’opposition à certains traitements, notamment à la prospection commerciale ;
    • droit à la portabilité des données lorsque les conditions légales sont remplies ;
    • droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur au retrait.
    • Pour exercer leurs droits, les personnes concernées peuvent adresser une demande à : rgpd@overcome.fr.
    • Une vérification raisonnable de l’identité pourra être demandée si cela est nécessaire pour prévenir toute divulgation non autorisée.
    • Les personnes concernées peuvent également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment sur son site : https://www.cnil.fr.
    • Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la réglementation applicable.

9. Prospection commerciale

    • OVERCOME peut utiliser les coordonnées professionnelles de ses interlocuteurs pour leur adresser des informations relatives à ses prestations, formations et événements, dans le respect des règles applicables.
    • Lorsque la prospection repose sur l’intérêt légitime, elle concerne des offres en rapport avec l’activité professionnelle de la personne contactée. Les personnes sont informées de cette utilisation et peuvent s’y opposer à tout moment, simplement et gratuitement.
    • Lorsque le consentement préalable est requis, notamment dans les situations de prospection électronique auprès de particuliers, celui-ci est recueilli avant l’envoi des communications.
    • Chaque communication commerciale comporte un moyen simple de se désinscrire lorsque cela est requis.

10. Cookies et autres traceurs

    • Le site internet d’OVERCOME peut utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires à son fonctionnement ou destinés à d’autres finalités, selon les outils effectivement installés.
    • Les informations relatives aux catégories de traceurs, à leurs finalités, à leurs durées de conservation et aux modalités de gestion du consentement sont présentées dans la politique cookies du site et dans le dispositif de gestion des préférences, lorsque celui-ci est requis.
    • Les traceurs soumis au consentement ne sont déposés qu’après le recueil du consentement de l’utilisateur, conformément aux règles applicables.

11. Mise à jour de la charte

    • La présente charte peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des traitements, des outils utilisés ou de la réglementation applicable.
    • La version publiée sur le site internet d’OVERCOME constitue la version de référence.